『なんでウチはテレワークが進まないんだろう』

コロナ渦によりテレワークを採用する企業は増えました。しかし、未だにテレワークが進まない、できない、といったお声を聞きます。
理由は明白。”会社にある紙”と”コミュニケーション”この二つが大きな壁となっています。そこで効率的にコミュニケーションのプラットフォームを利用しながら”ペーパーレス”の実現を目指したソリューション「Team365申請ワークフロー」をリリースいたしました。

「Microsoft Teams」との連携に加え、日本の企業文化に合わせた申請アプリとなっています。クラウド利用なので日々機能アップ中。ぜひご検討ください。

 

 

1.稟議書をMicrosoft Teamsでワークフロー

 

BtoBの日本市場において、コミュニケーションプラットフォームの主役に躍り出た「Microsoft Teams』企業だけでなく、教育機関にも幅広く浸透しています。そのTeamsと密接に連携ができる申請ワークフローを開発しました。その名も「Team365申請ワークフロー」 いつでもどこでも”チーム”で利用できるようにと思いを込めて”Team365”と名付けました。そのシリーズ第1号としてリリース。Teamsプラットフォームで使えるだけでなく、Microsoft365各機能とも連携します。メールでの通知は当然ながら、休日申請や残業申請を上げた際にはスケジュール(Exchange Online)に自動登録される仕様です。細かく気づきにくいポイントですが、認証もMicrosoft365の認証基盤を利用。世界中で利用されるクラウドサービスの認証基盤を活用するのでセキュリティも安心です。

クラウドなので当然スマホでの決裁も可能です。上位管理者になればなるほど会社にいないことが多いにも関らず、強ければ会社に行かないと稟議書の確認ができない、決裁ができないといったことが多く見受けられます。“紙”は生産性を下げてしまう原因になりやすいです。そこでスマホを活用しましょう。Teamsでコミュニケーションをとって、いつでもどこでも自分のタイミングで決裁ができる。リモートワークに強制的にならざるを得ない今だからこそ、デジタルを活用しましょう。

 

2.ペーパーレス化できた事例

A社様でのTeam365申請ワークフローを導入するきっかけとして、クラウド(Microsoft365)の導入背景がありました。

それまでオンプレミス環境に保存していたファイルを、OneDrive for BusinessやSharePoint Onlineで管理したところクラウドの利便性に気づいたとのこと。これは使えるぞ、もっと便利な使い方はないかとメモを書こうとした時に、目の前にあったのは”紙”でした。日頃、紙で運用していた稟議書や申請書、各種届出書に目が留まり、ペーパーレス化を目指されました。当時必要条件だったのは、スマホ活用。クラウド&スマホで場所を選ばない働き方ができるということに気付き、業務の滞留を防止できるという発見をされました。

Team365申請ワークフローの導入の決め手は、Microsoft365との連携部分とのこと。シングルサインオンが可能になり更に休暇届や残業申請が自動的にスケジュールに反映するという使い勝手を認められて導入を決められたとのこと。また自社オリジナルの申請書を簡単に作成することができるので、導入から本格稼働までのリードタイムが非常に短いというメリットもありました。

また、B社様では、Microsoft365、特にTeamsと連携するという点を気に入っていただき、導入を決定していただきました。 自社オリジナル申請書を作成し、その申請書がTeams上で展開され通知されるという状況が今後の情報戦略に合っていたとのことです。

 

3.リモートワークを後押しする機能

『紙を減らして、ハンコ押印の手間を無くしたい』
『外出が多い方が自宅など社外で申請や決裁を行いたい』
『申請の期間をもっと短期間にして、仕事のスピードアップを図りたい』
『スマホやタブレットなどモバイル環境をもっと活用したい』
ニーズ調査ではこんなお声を沢山いただきました。リモートワークに関する関心は高いけど、多くの企業で課題は大体共通したものになっています。

Team365申請ワークフローの特徴は、Microsoft365との連携はもちろん、日本企業文化に合わせれるよう自由に申請書を作ることができること。さらに、新入社員向けにAIが質問に答えてくれる「AIコンシェルジュ」を開発中です。例えば使い方がわからない、企業独自の暗黙知があるといった場合、新しく入社した人には使い方がわかりません。そこで気軽に操作方法を聞ける「AIコンシェルジュ」を備えることで、新人だけでなく教える側(特にシステム担当者)の負担も軽減できます。また要望が多い機能は月に1回のアップデートでカスタマイズできることもクラウドアプリケーションならではの特徴です。

 

4.詳細資料はこちら。無料試用版から始めましょう

 

  • 詳細説明資料ダウンロード
  • 機能紹介動画4本閲覧

製品のアップデートは詳細ページで公開します!
・汎用申請レイアウト自由化
・スマホ対応!溜まった稟議を音声読上げ
・Bot通知~定期通知で承認忘れを防ぐ~ (リリース予定)

無料試用版も使えます

使用感を体験して頂くため、まずはお試し版をお勧めします。期間は1ヶ月。ユーザー数は25名上限。お試し環境から本番環境にそのまま移行可能です。